Se as viagens corporativas fazem parte do dia a dia da sua empresa, você sabe o quanto isso ocupa tempo de organização. Há muito a considerar ao organizar viagens de negócios, por isso faz sentido criar uma política de viagens corporativas da empresa.

Em uma gestão de viagens corporativas é preciso definir todos os procedimentos relevantes, ajudará a manter seus funcionários em segurança enquanto também trabalha para reduzir os gastos com colaboradores em outras cidades.

Para escrever uma política de viagens corporativas da empresa eficaz, que seja clara, objetiva e que todos os funcionários entendam, é importante que o responsável por sua criação esteja atento a algumas etapas. A seguir, apresentaremos alguns tópicos sobre o assunto, entre eles:

• passo a passo para construir uma política de viagem corporativa;
• as razões para criar este documento;
• o que incluir no planejamento;
• um especial sobre política de despesas para viagens corporativas.

Continue acompanhando este artigo e tome nota das dicas.

Passo a passo para construir uma política de viagem corporativa

Uma política de viagens corporativas da empresa precisa ser bem planejada, para que direção, gestores e funcionários se mantenham satisfeitos. Lembre-se que quando um colaborador viaja ele é a cara da empresa frente ao cliente e motivação é fundamental para criar uma boa impressão.

Isso, entretanto, não deve impedir você de criar um sistema de controle de gastos que, mantenha a segurança da sua equipe e otimize tempo e resultados.

1. Quando uma viagem é necessária

Você deve definir quando uma viagem a negócios é realmente necessária. Estabeleça critérios para que os gestores de cada área não desperdicem passagens.

2. Garanta que a política de viagens reflita as necessidades dos viajantes

Considere os destinos mais comuns para seus colaboradores. Existem necessidades ou considerações específicas relacionadas às atividades de seu negócio? Por exemplo, sua empresa possui equipamentos pesados? Considere abordar o teto para aluguel de carros, taxas, seguros e diárias de veículos.

3. Dê opções aos seus funcionários

Todo mundo gosta de poder escolher, então tente dar aos seus funcionários uma seleção de hotéis ou companhias aéreas. Você pode manter os custos baixos, limitando a classificação por estrela do hotel ou classe de passagem aérea.

4. Defina diretrizes claras para todos os aspectos da viagem

Sua política de viagens precisa ser abrangente, portanto, não deixar margem para dúvidas. Isso inclui desde as regras de reserva de passagens aéreas até a política para reembolso de despesas adicionais, como refeições e um drink com o cliente.

5. Certifique-se de que todos saibam qual é a política de viagens

Todos os documentos relevantes precisam estar prontamente disponíveis para todos dentro de sua empresa, seja por meio da intranet ou outra plataforma de compartilhamento de dados.

A política de viagens precisa ser claramente comunicada a todos, incluindo os gerentes, para que possam aplicá-la.

Antes de um colaborador viajar é interessante que ele seja lembrado das normas principais e incentivado a reler o material.

Porque criar uma política de viagens corporativas da empresa?

As políticas de viagens corporativas são importantes porque permitem que as empresas controlem os custos de envio de funcionários em viagens de trabalho e permitem que as organizações tenham algum controle sobre a experiência e a segurança do funcionário.

Uma política de viagem típica abrangerá itens como:

• método para reserva de hotéis;
• reembolso;
• despesas sob cobertura da empresa e mais.

Como vimos, é importante criar uma política de viagens corporativas que não seja apenas fácil de acompanhar e ajude a empresa a controlar os custos, mas também atenda às necessidades dos funcionários.

Existem muitos benefícios em criar uma política de viagens corporativas da empresa, além da redução de despesas desnecessárias, entre elas:

• manter o processo de reserva de viagens organizado;
• simplificar os procedimentos de reembolso para viajantes;
• permitir mais economia (política clara + viajantes felizes = mais conformidade com as políticas = economia);
• ajuda sua empresa a evitar fraudes;
• protege os funcionários através de procedimentos de segurança claramente delineados.

As políticas de viagens corporativas da empresa podem variar um pouco dependendo:

• dos objetivos do negócio;
• das práticas de viagens;
• da cultura organizacional.

No entanto, reunimos alguns conselhos práticos que ajudarão empresas de todos os tamanhos a criar uma política de viagens de negócios, eficaz.

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O que incluir na sua política de viagens corporativas empresarial

Há muitos aspectos da viagem de negócios a considerar antes de escrever sua política de viagens corporativas. Embora sua política deva refletir as necessidades exclusivas de sua empresa e de seus funcionários, você precisa estabelecer políticas para essas áreas fundamentais:

reservas de linhas aéreas, ferroviárias, hoteleiras e de aluguel de carros;
o uso de outros meios de transporte, como táxis;
regras para gastos no local, incluindo refeições, entretenimento e telefonemas;
segurança relativa a viagens – tanto em termos de segurança pessoal como de materiais de trabalho;
o processo de aprovação de roteiro que os funcionários e gerentes precisam seguir;
o sistema para o reembolso de quaisquer despesas incorridas durante a viagem.

Política de despesas de viagem

Por mais que existam diversas razões para criar uma política de viagens corporativas da empresa, é certo que a redução de custos é uma das mais importantes para os gestores.

Estabelecer uma política clara e justa de despesas é vital para a saúde do seu negócio, afinal, a má gestão dos custos com as viagens, resulta em perda de dinheiro da sua empresa. Veja como recomendamos que sua política de viagens corporativas preveja a redução de custos.

Passeios adicionais

Declare que os custos de viagem cobrirão apenas os propósitos de viagens de negócios – seja para eventos, reuniões ou treinamentos.

Defina políticas para atividades adicionais das viagens, que incluem, lazer.
Você também deve incentivar os viajantes a usar o modo de transporte mais econômico, levando em conta o tempo de viagem previsto.

Alojamento

Como já falado, você pode limitar o valor da diária do hotel por classificação de estrelas ou valor por quarto. Forneça tarifas médias de quartos em cada local e solicite que a escolha do colaborador permaneça dentro desse intervalo.

Indique claramente se sua empresa cobrirá as despesas com o minibar, os custos de Wi-Fi, etc.

Refeições

Dependendo da cultura da sua empresa, você pode ser tão explícito quanto quiser com sua política de refeições. Muitas empresas acham mais fácil oferecer uma diária que cobre o café da manhã, o almoço e o jantar, mas sua política deve incluir uma declaração sobre bebidas alcoólicas – geralmente para esclarecer que elas serão pagas pelo funcionário, a menos que estejam com um cliente.

Entretenimento

Entretenimento pode cobrir comer, beber ou qualquer outra hospitalidade. A maneira mais eficaz de gerenciar as despesas de entretenimento é definir um limite ou intervalo e avisar que a aprovação gerencial será necessária para qualquer reembolso acima e além desse valor.

Política de viagens corporativas da empresa: melhores práticas

Ao escrever um documento de política de viagens corporativas da empresa, você deve começar pensando sobre a natureza da sua organização. Certifique-se de que sua política de viagem segue o mesmo tom.

Destaque como é importante que seus funcionários leiam o documento, inclusive para sua própria segurança. Esclareça o que precisam fazer em uma situação de emergência, bem como sobre quem precisam contatar.

Outra informação que você deve incluir é como os viajantes de negócios devem ir e voltar de aeroportos, e até que ponto eles podem combinar suas viagens de negócios com seu próprio lazer.

Leia também: Viagem de negócios com uma pitada de lazer.

Possibilite que seus funcionários escolham os hotéis nos quais ficarão hospedados, definindo a classificação de estrelas ou o custo por quarto.

Impressione-os sobre o fato de que o cumprimento de sua política de viagens garantirá o reembolso fácil de despesas adicionais.

Por fim, continue revisando sua política de viagens corporativas. Flexibilidade é a chave, e sua política e procedimentos de viagem devem estar abertos às novas exigências de seus funcionários e de seus negócios.

Uma outra forma de alcançar todos os benefícios de uma política de viagens corporativas da empresa, sem precisar investir tanto esforço é por meio da contratação de especialistas do setor, que entendem tudo de organização de viagens e redução de gastos corporativos.

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