Viajar é uma maneira eficaz das empresas adquirirem novos clientes e investidores – nada é mais impactante do que encontrar cara a cara com um cliente em potencial.

Entretanto, é preciso que seu negócio esteja bem equipado com uma gestão de viagens corporativas, para proporcionar uma experiência positiva para as finanças da empresa, para os colaboradores e, claro, para os clientes.

Você precisa organizar sua empresa de acordo com as suas necessidades e características específicas. Se você tem ou trabalha em uma empresa pequena deve tomar cuidado para que combinação de um número limitado de funcionários e um plano de viagem excessivamente ambicioso ou irreal, não coloque uma pressão financeira esmagadora sobre seu negócio.

O impacto financeiro das viagens nas pequenas empresas é motivo de preocupação. Sem políticas de gestão de viagens corporativas, elas gastam em média 19,7% a mais em viagens, do que empresas grandes.

Para minimizar esses problemas, é vital que as empresas de todos os portes criem planos de gestão de viagens corporativas, com controle de despesas eficiente e políticas detalhadas.

Um plano de viagens abrangente se concentra na consolidação, conformidade, flexibilidade e transparência, e pode ajudar sua empresa a fazer negócios de uma maneira mais organizada, produtiva e econômica.

Os 7 pilares da gestão de viagens corporativas

Nós já vimos que, para viajar com eficiência é preciso criar um plano de viagem. Isso ajudará os responsáveis ​​a ficarem mais conscientes de quanto dinheiro pode ser gasto de maneira realista nos trajetos.

Além do controle de custos, a gestão de viagens corporativas também ajudará os funcionários a entender o que se espera deles durante as viagens de negócios. Então vamos às dicas quentes de como fazer gestão de viagens corporativas.

1. Crie uma política de viagens

De reservas de voos a subsídios de refeições e despesas gerais, há muito a considerar ao definir uma política de gestão de viagens corporativas.

Concentre-se primeiro em obter os fundamentos em ordem:

• crie um processo de aprovação de roteiro adequado;
• organize informações sobre reservas, gastos e despesas no local.

A definição de procedimentos claros ajudará os viajantes a tomar decisões que permaneçam dentro de sua política. Isso irá evitar que eles criem custos adicionais que afetem sua lucratividade.

2. Tenha um processo de aprovação antes da viagem

Uma das maneiras mais simples de reduzir seus gastos com viagens corporativas é ter um sistema de aprovação em vigor para cada reserva.

Ao deixar claro quem precisa aprovar a viagem, você não terá o problema de viagens que precisam ser canceladas depois de reservadas, o que gera gastos desnecessários.

Se você é parceiro de uma empresa de gestão de viagens, aproveite ao máximo sua ferramenta de reservas. Isso deve lhe dar uma melhor visão quando se trata de organizar viagens.

3. Faça economia em voos

Os bilhetes de avião podem ser caros, por isso, tenha cuidado com os que você reserva.

Utilize tarifas flexíveis quando você acredita que poderá alterar as datas da viagem. Caso você não opte desde início por tarifas flexíveis, evite fazer alterações que podem gerar custos adicionais com penalidades de remarcação e diferenças tarifárias.

Obter alertas para promoções de tarifas aéreas com desconto também pode reduzir significativamente seus custos de viagens corporativas.

4. Defina uma média de gastos com hospedagem e alimentação

Você pode criar uma média de valores com diárias de hotel para ser capaz de fazer uma previsão de gastos mais realista na gestão de viagens corporativas.

Despesas de refeição podem ser definidas como um subsídio global por dia, dando ao funcionário a escolha de quanto gastar individualmente no café da manhã, almoço e jantar.

Sempre haverá exceções. Portanto, mantenha os restaurantes cinco estrelas reservados para as reuniões de clientes de maior perfil.

Quando se trata de transporte, você deve claramente aconselhar os funcionários a escolher o método mais econômico, considerando os tempos de viagem e a segurança. Isso pode incluir o uso de seus próprios veículos para ir de A a B e, em seguida, reembolsá-los.

5. Compreenda os gastos adicionais de viagem

Encargos adicionais, como Wi-Fi e estacionamento, podem lhe dar uma surpresa desagradável no final de uma viagem de um colaborador (ou sua), especialmente quando você pensou que tudo tinha sido contabilizado.

Alguns provedores de serviços de negócios podem agrupar esses custos em um pacote combinado, ajudando você a incluí-los em suas previsões de orçamento e se manter no controle de seus gastos.

6. Ajude seus funcionários a serem mais produtivos durante as viagens

Se os seus colaboradores estão gastando menos tempo organizando a viagem, eles gastam mais tempo trabalhando – o que é bom para sua empresa. Fazer com que sua jornada corra o mais suavemente possível, em todas as etapas, irá ajudá-los a se manterem produtivos durante a viagem.

A gestão de viagens corporativas não é apenas sobre como reduzir gastos diretos. Ela pode ser também sobre como produzir mais com esses mesmos gastos valores.

Você pode usar aplicativos para empresas que permitam que o colaborador possa acessar as atividades de sua agenda de compromissos, como:

• enviar e atualizar um relatório;
• contactar outro cliente;
• aprovar um orçamento;
• gerenciar sua equipe, tudo isso como se estivesse no escritório.

A tecnologia é grande aliada para o trabalho remoto. Se você tem um gestor de equipe de vendas viajando, por exemplo, com um software de CRM ele é capaz de:

• acionar sua equipe;
• acompanhar atendimentos;
• resolver problemas;
• executar ou planejar ações.

Você também pode usar ferramentas como o Trello para realizar a gestão de projetos e controle de tarefas, à distância.

Esses são apenas alguns exemplos. O software de automação de marketing também é uma ótima ferramenta para gestão remota de um diretor de marketing.

Use a tecnologia a seu favor na gestão de viagens corporativas, não apenas com planilhas para acompanhar gastos, mas para tornar o trabalho mais eficaz.

7. Considere contratar uma agência de gestão de viagens corporativas profissional

Contratar um especialista em viagens corporativas pode realmente controlar o gasto geral de viagens de negócios.

Como especialistas na área, a GSP Travel possui um programa de business travel com projetos de implementação de programas e serviços personalizados de gestão de viagens corporativas.

O suporte pode economizar tempo, dinheiro e estresse da sua equipe. Entre nossos serviços:

• reunimos dados de despesas de viagem;
• contactamos as passagens aéreas com melhor custo-benefício;
• reservamos hotéis;
• planejamos refeições de negócios e mais.

Você poderá acessar nossos planos de viagem personalizados para seu negócio, o que te ajudará a tomar as decisões estratégicas que levarão a reduções significativas em seus custos.

A GSP Travel está a mais de 50 anos no mercado e garante segurança total de informações. Nossos consultores fazem a gestão de viagens corporativas entendendo exatamente a necessidade do cliente para apoiá-lo e orientá-lo de acordo com o que ele realmente precisa.

Entrar em contato com os consultores da GSP Travel e conheça mais sobre nosso programa de gestão de viagens corporativas.