A perspectiva de viagens de negócios, para muitos, é a parte mais atraente de uma descrição de trabalho. Afinal, nada é melhor que visitar diferentes lugares e não gastar um centavo. Entretanto, para cumprir o objetivo da sua ida a determinado local, é importante que você se organize por meio de um cronograma de viagem a trabalho.

Ao contrário das viagens de lazer, onde você pode se dar ao luxo de ser flexível com a sua agenda, nas viagens a trabalho é necessário criar um sistema de gestão de viagens corporativas.

É importante se manter atento a compromissos e à sua produtividade. Tudo isso se torna mais simples com um cronograma de viagem a trabalho que ajude você a cumprir seus compromissos e quem sabe aproveitar o tempinho que sobra no final do dia?

Erros e atrasos podem sair muito caros não apenas para os executivos que viajam, mas também para suas empresas. Para evitar isso, o primeiro passo é criar uma política de viagens corporativas da empresa.

A partir disso, muitos dos problemas que você provavelmente encontrará em uma viagem de negócios são bastante comuns e podem ser mitigados com algum planejamento, um cronograma de viagem a trabalho simples, e bom senso comum.

Na verdade, existem algumas ferramentas e técnicas disponíveis para tornar sua próxima viagem de negócios, mais tranquila possível.

Aqui estão 4 etapas de como montar um cronograma de viagem a trabalho, para evitar problemas que atrapalham os negócios que você decidiu conduzir.

Cronograma de viagem a trabalho

As dicas listadas a seguir podem ser postas em prática tanto pelo próprio executivo que irá viajar e deseja se organizar, como por uma secretária que se preocupa em organizar cada etapa do processo de uma viagem, permitindo tranquilidade ao gestor.

1. Organize a viagem com antecedência: passagem, hotel e agenda

Para garantir que não haja incidentes imprevistos, você deve começar a se preparar para sua viagem assim que ela for designada ou decidida. Se for uma viagem a longo prazo, comece a se preparar um mês antes da partida, se não antes.

• faça a compra das passagens necessárias ou reserve o carro que será usado no deslocamento;
• reserve o hotel pensando em todo o seu itinerário e compromissos para facilitar seu deslocamento e evitar gastos desnecessários com transporte, como ônibus, táxi ou gasolina;
• se for realizar uma série de reuniões e encontros com diferentes clientes, organize a agenda para que haja tempo suficiente para uma reunião, almoço ou drinks;
• crie um mapa de suas reuniões, conferindo em aplicativos como o Google Maps, a distância de cada local, buscando criar um trajeto otimizado sem “vai e volta”.

É importante ressaltar que seus planos de viagem devem seguir suas metas de negócios e seu cronograma de viagem a trabalho também deve condizer com esses objetivos.

Se a sua viagem exigir vários compromissos, é melhor verificar se eles estão agendados
para que você tenha tempo suficiente para se movimentar, se refrescar e se preparar para a próxima reunião.

Idealmente, os lugares onde você decide atender seus compromissos de negócios devem ser facilmente acessíveis.

Finalmente, aprenda o máximo possível sobre o lugar que você está visitando.

Dica bônus: Dois dias antes da viagem é interessante confirmar todos os compromissos previstos, confirmando horários com clientes e parceiros. Assim você evita perder tempo.

2. Antecipe e acompanhe suas despesas

Como já falamos, se sua empresa está acostumada a enviar executivos para viagens a trabalho, é importante que você desenvolva uma política de viagens corporativas.

Muitas empresas reembolsam os custos comuns de viagem, como passagens, hotel, alimentação e transporte local. Você pode encontrar essas informações no manual da sua empresa; ou falar com seu gerente para entender o que não é e o que não é pago.

Sua empresa também pode ter parcerias com certas redes nas cidades para reduzir custos. Você pode pedir uma lista de provedores de serviços preferidos na cidade que você está visitando e contatá-los para ter uma ideia melhor do que esperar quando chegar lá.

Então, o segundo aspecto de um cronograma de viagem a trabalho é a organização de suas finanças e a revisão do quanto você irá gastar. Para isso liste informações como:

• transporte;
• alimentação;
• estacionamento;
• drinks com clientes e mais.

3. Gerencie seus compromissos e os tópicos importantes das reuniões

Ao mesmo tempo, em que se locomover e acompanhar as despesas são os tópicos mais discutidos sobre como montar um cronograma de viagem a trabalho, não podemos esquecer por que você está lá – para atender a seus clientes, futuros clientes ou parceiros.

Um vez que você já tenha construído uma agenda de compromissos bem pensada em organizada, é hora de pensar em cada compromisso previsto. Afinal, qual é o objetivo dessa reunião? O que você precisa resolver? Quais tópicos precisam ser conversados?

Você não quer viajar quilômetros para voltar pra casa cheio de pontos em aberto, porque esqueceu de resolver uma ou outra questão.

Como há muitas coisas que você precisa lembrar ao planejar suas viagens, considere usar uma lista de verificação de reuniões de negócios para ajudá-lo a manter as coisas sob controle.

4. Utilizar um agente de viagens pode ser um bom investimento

Dependendo do seu orçamento, às vezes você pode poupar muita dor de cabeça simplesmente deixando as coisas nas mãos de um profissional que sabe o que está fazendo.

Agentes de viagem podem ser sua salvação se você precisa planejar sua viagem com antecedência e organizar algo mais complicado.

É uma boa ideia saber que as coisas estão sendo tratadas por alguém experiente.

Um agente de viagens também pode ajudá-lo se um voo atrasar ou for cancelado, por exemplo – isso geralmente faz parte do pacote, e você ficaria surpreso com o bom desempenho de alguns consultores para lidar com essa parte de suas viagens.

A GSP Travel possui um programa de business travel com serviços personalizados de gestão de viagens corporativas.

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Planejamos e executamos seus eventos, desde um simples almoço de negócios até a locação de espaço para apresentações e mais.

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